Дорогие руководители салонов красоты, пользуйтесь на здоровье! Вот как надо поставить задачу администратору, чтобы не было сомения, что она будет выполнена:
- Описать конечный результат - что именно вы хотите получить в результате выполнения задачи. Это не всегда получается, часто мы формулируем задачу как процесс, а не как результат. Например: надо будет сделать отчет по расходным материалам…. А надо так: хочу получить в электронном виде отчет о расходе материалов за прошлый месяц.
- Описать действие: для этого сформируй отчет в программе, выгрузи его, проверь и отправь мне на почту
- Объяснить для чего нужны результаты: с помощью таких отчетов мы сможем понять сколько материалов мы расходуем каждый месяц и своевременно заказывать нужные. Когда руководитель объясняет зачем нужно выполнить задачу у сотрудника появляется больше мотивации для ее выполнения
- Определите ресурсы. Это важно, ведь если у админа, например, нет свободного времени – задача не будет выполнена. Мало просто спросить: "У тебя есть на это время?", надо помочь его найти: «сегодня можешь не делать такую-то работу, вместо этого займись данной задачей».
- Определить срок исполнения. Если вы не указали срок, будет чудом, если администратор угадает то, что вы хотите результат сегодня в 21.00.
- Убедиться в понимании. Неправильно спросить: "Тебе понятно?", вот нужная фраза: "Понимаю, что с такой задачей ты сталкиваешься впервые, поэтому повтори пожалуйста своими словами, что будешь делать, чтобы мы сверились, что правильно поняли друг друга".
- Рассказать о способе контроля. Чтобы для админа не было сюрпризом, как вы будете проверять, например в 21.00 проверите, пришло ли письмо с отчетом на почту.
Попробуйте! Рекомендую записать на диктофон, как вы ставите задачи сотрудникам, прослушать диалог и оценить по этому чек-листу, насколько вам удается соблюдать технологию.
Автор – Наталья Переверзова - консультант по стандартизации службы клиентского сервиса. Оригинал статьи тут
